An infra-organizational dispatch is a simple thing. You can keep a copy if you wish, but only one copy (the original) goes and comes back.

Внутри организационное послание - это вещь простая. Если вы хотите, то вы можете сохранить копию, но уходит и возвращается только один экземпляр (оригинал).

When writing a dispatch, address it to the POST — NOT the person. (If a person changes post, or leaves, if you address the dispatch to the post, it will be received by the new occupant of the post, but if you address it to the person, then if the person leaves it may not be received and handled.)

Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ а НЕ человеку. (Если этот человек сменит свой пост или покинет организацию, а вы адресуете послание посту, то его получит новый сотрудник на этом посту; но если вы адресуете послание человеку, а этот человек уйдёт с работы, то сообщение не смогут получить и обработать.)

Set up a dispatch as follows: (for information or advice)

Пишите послание (содержащее информацию или рекомендацию) следующим образом:

Example:

Пример:

Mimeograph Officer

Supply Officer (date)_________________

Dear_________________,

Администратор по снабжению

Your order of ........ (message).

(дата)

Уважаемый,

Ваш заказ от... (сообщение).

or for a request or an order:

(вежливое окончание)

Mail Clerk

Подпись'''

via Dir Comm(date)________________

HCO Area Sec

Dear__________

Please see that . . . . . . . . . . . . . . . . (order or request).

Секретарь местного ОХС

(дата)

This form is used so that when it is ready to be returned, an arrow can be drawn pointing to the post to which it is to be returned, eliminating the need to write if. If the message is one that should go in your hat, either put it in your hat and acknowledge sender, or write it up for your hat, returning the original to sender. If the dispatch comes to you from a junior always insist the junior has attested "it is okay". If you in turn wish to send it on, you too must attest "it is okay" and send it on. If itis not OK return the dispatch to the originator stating briefly why it is not OK.

Уважаемый,

The receiver handles the dispatch and retains the dispatch until such time as it has been completely handled. If it is a matter which involves days or weeks, you can dispatch the sender stating that such and such is being attended to and expected to be complete within a certain time — but retain the original dispatch until job is done, thenreturn it to sender marked "DONE". Do not return the original with "It's beingattended to". Originals only return with "DONE" or "Can't be done". Otherwise the communication stays incomplete.

Пожалуйста, проследите, чтобы... (приказ или запрос).

When replying to a dispatch, put down the date of the message. Dispatches are handwritten. Executives, other than Exec Secs, should not have their dispatches typed by a secretary except where the dispatch contains large volume.

(вежливое окончание)

Подпись'''

The colour flashes for paper for divisions are as follows:

• HCO Division 1 - Gold

Получатель работает с посланием и хранит его у себя до тех пор, пока полностью не сделает всё, о чём в нём говорится. Если это дело требует нескольких дней или недель, вы можете направить отправителю послание, что вы разбираетесь с тем-то и тем-то и что вы завершите работу над этим в течение такого-то времени - но храните оригинал послания у себя до тех пор, пока дело не будет сделано, а затем верните его отправителю, пометив «СДЕЛАНО». Не возвращайте оригинал с пометкой «этим занимаются». Оригиналы возвращаются только с пометками «СДЕЛАНО» или «не может быть сделано». Иначе общение остаётся незавершённым.

Отвечая на послание, поставьте дату своего ответа. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме исполнительных секретарей, не должны отдавать секретарю печатать свои послания, за исключением случаев, когда послание большого объёма.

Ниже приведены цвета бумаги, соответствующие отделениям:

Отделение 1, ОХС - золотая;

Отделение 2, ОХС - светло-розовая или фиолетовая;

Отделение 3 - тёмно-розовая;

Отделение 4 - зелёная; Отделение 5 - серая;

White paper is also used for letters to the field, business houses, Board minutes,and for manuscripts and research notes.

Отделение 6 - канареечная или светло-жёлтая;

Copies of letters written are on the colour flash of the division writing the letter.

Отделение 7 - голубая или белая.

Белая бумага также используется для писем, направляемых в район деятельности или в коммерческие компании, а также для записей на совещаниях. Кроме того, белая бумага используется для рукописей и исследовательских заметок.

If you have a request, put it in writing. Do not go to the person and expect him toc arry your request around in his head. Personnel are not supposed to present theirbody, nor their body with a dispatch to other personnel except for actual conferences which are kept to a minimum. Few things need conferences. Dispatches take care of 99% of organizational business.

Копии писем делаются на бумаге цвета того отделения, из которого исходит письмо.

The Comm Centre contains a basket for each staff member. Each basket is tagged with the person's name and underneath the name is their post or posts. Each person is responsible for delivering his own dispatches to the proper baskets and for picking updaily his own dispatches. Do not fail to pick up your dispatches at least twice a day (once in the morning and once in the afternoon — make your own schedule). But do not let dispatches pile up in your basket.

Если у вас есть просьба, изложите её письменно. Не надо ходить к человеку и ожидать, что он будет держать вашу просьбу в голове. Сотрудник не должен являться лично или лично приносить послание другому сотруднику, за исключением сведённых к минимуму реальных встреч. Немногие случаи требуют встреч. 99 процентов организационных дел можно решить посредством посланий.

In larger orgs a Comm Centre and separate Divisional Comm Centres may be instituted. The Comm Centre would consist of one basket for each division plus abasket for L. Ron Hubbard and an outer org OUT basket. Each divisional commcentre is placed in the divisional working area with a basket for each staff member in that division plus a divisional in-basket and a divisional out-basket. An HCO dispatch courier would be responsible for delivering dispatches into the divisional in-baskets and from the divisional out-baskets into the comm centre baskets. The sec sec is responsible for the distribution of dispatches from the divisional in-basket to staff members' baskets.

В коммуникационном центре находится корзина для каждого штатного сотрудника. На каждой корзине - бирка с именем сотрудника и, ниже, с наименованием его поста или постов. Каждый сотрудник отвечает за доставку своих собственных посланий в соответствующие корзины и за ежедневную выемку адресованных ему посланий. Не забывайте забирать адресованные вам послания по крайней мере дважды в день (один раз утром и один раз во второй половине дня - составьте себе расписание сами). И не позволяйте посланиям скапливаться в вашей корзине.

Keep abreast of all post changes. As the Org Board is changed, the Comm Centre baskets are changed. Always know who is occupying what post so that when you deliver a dispatch you will always know whose basket it goes in. If you are not sure, check the Org Board.

В больших организациях, наряду с общим коммуникационным центром, могут быть созданы и коммуникационные центры отделений. В этом случае в общем коммуникационном центре может быть по одной корзине для каждого отделения плюс корзина для JI. Рона Хаббарда и корзина для писем внешним организациям. Коммуникационный центр каждого отделения помещается в рабочей зоне отделения и содержит по одной корзине для каждого штатного сотрудника этого отделения плюс корзину для входящей и исходящей из отделения корреспонденции. Курьер ОХС, отвечающий за послания, доставляет их в корзины для входящей корреспонденции и забирает послания из корзин для исходящей корреспонденции и доставляет их в корзины коммуникационного центра. Секретарь секретаря отделения отвечает за распределение посланий из корзины для входящей в отделение корреспонденции по корзинам штатных сотрудников.

Handle your dispatches daily. Do not let them stack up on you. When someone sends you a dispatch let them hear from you. Do not get the reputation of 'I hesitate to send so and so a dispatch because I don't know when I'll hear from it, or if I'll everhear from it.' DO NOT LET YOUR DISPATCHES DEAD-END. When you let your dispatches (or letters) stack up on your desk, you are in actuality chopping the commlines of the organization and in so doing chopping your own pay cheque.

Будьте в курсе всех изменений постов. При изменениях в оргсхеме происходят изменения, связанные с корзинами центра связи. Всегда будьте в курсе того, кто на каком посту находится, чтобы вы всегда знали, в чью корзину пойдёт послание, когда вы его доставляете. Если вы не уверены, проверьте по оргсхеме.

Secretaries who type letters should always take care to staple the carbon copy ontop of the incoming letter — do not use a paper clip. In answering letters, answer their questions. Give them the information they are seeking. Use the gradient scale method. DO NOT FAIL TO ANSWER THEIR QUESTIONS. If you don't know the answers, find out.

Вы должны обрабатывать свои послания каждый день. Не позволяйте им заваливать вас. Когда кто-то направляет вам послание, ответьте. Не создавайте себе репутацию типа: «Я не решаюсь отправить такому-то и такому-то послание, потому что я не знаю, когда я получу ответ и получу ли я его вообще». НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ АДРЕСОВАННЫЕ ВАМ СООБЩЕНИЯ БЫЛИ ПОХОРОНЕНЫ В ВАШИХ КОРЗИНАХ. Когда вы позволяете адресованным вам сообщениям (или письмам) скапливаться на вашем столе, вы в действительности перерезаете коммуникационные линии организации и тем самым урезаете свою зарплату.

The purpose of the secretarial unit is to type answers to letters. Most all intra-organizational dispatches can be handwritten: this saves time in putting them on tape (when you could be writing them yourself) and saves the transcriber's time for replying to letters. Stay in communication with other staff members and with our correspondents. If you don't handle your dispatches properly don't reply to thesender, as I said before, you are cutting your own pay cheque.

Секретари, печатающие письма, всегда должны заботиться о том, чтобы копия ответа, напечатанная под копирку, была прикреплена поверх пришедшего письма степлером - не пользуйтесь скрепками для бумаг. Отвечая на письма, отвечайте на заданные вопросы. Давайте ту информацию, которая запрашивается. Используйте при этом принцип постепенности. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ БЕЗ ОТВЕТА ЗАДАННЫЕ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов, найдите их.

Назначение секретарской подсекции - печатать ответы на письма. Практически все послания внутри организации могут быть написаны от руки: это экономит время, которое потребовалось бы на надиктовку этих посланий на плёнку (поскольку вы их пишете сами), а также экономит время человека, записывающего содержание плёнки на бумагу, и даёт ему возможность отвечать на письма. Поддерживайте общение с другими штатными сотрудниками и с нашими корреспондентами. Если вы не обрабатываете надлежащим образом адресованные вам послания, не отвечаете отправителю, то, как я сказал выше, вы урезаете свою собственную зарплату.

[Note: The two earlier issues of 8 Apr '58 and 13 Dec '62 were the same basic issue as the abovePolicy Letter, with a few changes reflecting the evolution of the Comm System and the Org Board.

13 Dec '62 was a straight reissue of 8 Apr '58 — as part of the Reissue Series (7) — with minor changessuch as the inclusion of a salutation in the dispatch example, and in the first paragraph under CommCentre Baskets, addition of a phrase, "(except in some larger Orgs, where there is a Communicator forthis purpose)" after the sentence saying each person is responsible for picking up and delivering hisown dispatches.

4 Jan '66, Issue III (above) gave two dispatch examples instead of one as given in both earlier issues,showing the different routing for information or advice and for a request or an order; added thesecond half of the last paragraph on page 101 re including the attestation "it is okay" on a dispatch; updated the Colour Flash System in line with the 7 Division Org Board, which in the earlier twoissues had been based on type of dispatch, report, letter, carbon copy, etc. as opposed to Divisionalcolour flash; and deleted a second half of the paragraph entitled Written Requests, which read, "Wehave a Comm Centre where dispatches are to be placed. Place your dispatches in the person's basket,not in his hands. IT IS ANXIETY ABOUT COMMUNICATION ONLY THAT CAUSES PEOPLE TO JUMP THE LINES. There may be, however, a few exceptions: emergencies, or if you have a largearticle that would not fit into a Comm Centre basket. The point is, do not mn around all day handingpeople dispatches, nor put them down on someone's desk. This tends to intermpt their work andcauses confusion on the lines." It also added the second paragraph under Comm Centre Basketsre Divisional Comm Centres; and under the paragraph Answering Letters, after the sentence, "Givethem the information they are seeking," deleted " — but do not try to sell them a course and anintensive if all they want is some information concerning an ad we are running."]